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Intelligence collective et digitale

Intelligence collective et digitale par Nicolas Bié

Les possibilités offertes par le numérique sont sans limites et il faut chercher à en tirer parti au maximum. Le facilitateur doit se placer à la croisée entre les outils digitaux et les participants pour apporter encore plus de valeur ajoutée.

La facilitation numérique utilise des logiciels en ligne ou à installer sur un ordinateur/tablette et vont servir de support pour les échanges entre les participants et aussi pour le facilitateur. Dans ce cadre et à ce jour la facilitation numérique en « face à face » est la plus utilisée. Au lieu de demander aux participants d’écrire sur des post-its, vous allez simplement collecter leurs idées dans un espace de travail numérique par l’intermédiaire de leur smartphone ou directement sur un écran tactile

Il existe également une facilitation dite « asynchrone » où chacun alimente les idées au fil du temps dans un espace numérique commun, et la facilitation virtuelle qui rassemble les membres d’équipes éloignée pour discuter et co-construire lors d’une réunion en temps réel.

Il existe pour cela, différents types de solutions :

Les whiteboard numériques : Padlet, Scrumblr, mural.co, Yellow by Sensorit, …

Simples à utiliser, collaboratifs, les services en ligne permettant de partager des post-its sous forme de notes repositionnables sont nombreux. Que ce soit pour un brainstorming ou pour partager des informations simplement. Notre favori est Yellow car il est pensé pour recréer l’expérience d’un tableau blanc physique. Son maniement est de ce fait instinctif tout en offrant des possibilités avancées extrêmement puissantes.

Les outils d’animation / formation : Sparkup, Wisembly, Klaxoon, …

Ils servent à préparer un séquencement de la journée pour donner un fil conducteur auquel les participants vont pouvoir se rattacher. Ces outils proposent généralement plusieurs fonctionnalités afin de renouveler les types d’activités et garder un auditoire captif. Notre favori est Sparkup car il correspond très bien aux types d’ateliers que nous animons. La box hors ligne est particulièrement pratique pour assurer le fonctionnement et la confidentialité aux participants.

Des outils de mindmapping et brainstorming collaboratif : Bubblus, Mindmaster, Xmind, Coggle, Stormz …

Outils en ligne et en temps réel permettant de créer et d’organiser un brainstorming collaboratif. Véritable outil de travail pour un groupe de collaborateurs, il peut se transformer en outil d’aide à la décision en facilitant les échanges autour d’un projet ou d’une idée. Notre favori est Stormz.

Au-delà de ces outils, quels bénéfices attendre de la facilitation numérique ? Il est possible de catégoriser ces bénéfices selon 3 temps, avant, pendant et après.

Avant

Tout facilitateur sait que la préparation d’un atelier est clé. Un logiciel comme Sparkup permet de créer un séquencement d’atelier de manière précise. Cela permet de tester en amont l’enchaînement de la journée, s’assurer que le rythme est soutenu pour conserver l’attention du collectif et anticiper les timings ainsi que la durée globale de la session.

L’utilisation d’un tableau blanc numérique offre une agilité précieuse. En effet, dans un outil comme Yellow vous pouvez enregistrer un grand nombre de canevas afin d’adapter les ateliers en fonction de l’avancement du collectif. Par exemple il nous est déjà arrivé de travailler le matin sur la proposition de valeur et les cibles clients. Les résultats ayant été tellement productif que l’après-midi nous avons changé de programme pour passer d’un persona à une matrice ERAC (éliminer, réduire, augmenter, créer) préparée précédemment pour un autre atelier.

Enfin, certains participants ont peur de perdre du temps avec les outils digitaux pour diverses raisons : ils sont adeptes du papier, ils n’ont pas d’accès à internet facilement ou ne sont pas à l’aise avec les technologies. Il faut réussir à trouver des solutions simples et les éditeurs de logiciel travaillent dans ce sens. Par exemple, sur Yellow vous pouvez envoyer des invitations en amont de l’atelier pour que les participants puissent se connecter via un lien.

Pendant

Là où le numérique cumule le plus d’atouts, c’est sans doute dans l’expérience vécue par les participants pendant un atelier, encore faut-il cependant travailler différemment.

Il est nécessaire de savoir dynamiser un groupe par l’intermédiaire d’inclusions et plus particulièrement d’« energizers ». Et quoi de mieux que de rendre cela ludique en les conduisant sur des écrans tactiles. Vous pouvez créer des dizaines d’energizers sur Yellow où chacun est conduit à prendre en main l’outil, se familiariser, jouer, … avec un double bénéfice : montrer que c’est facile, autrement dit, tout le monde a un côté « digital » et désinhiber de la peur des écrans, du « je ne sais pas faire », exprimé si vous commencez directement par un atelier utilisant un outil numérique.

Lorsque vous faites de la créativité sur post-it, il arrive un moment où les participants se disent « j’ai produit assez d’idées, c’est aux autres d’ajouter des post-its ». Ce biais est complètement balayé par les outils digitaux car on ne se rend pas compte où nous en sommes, et qui a envoyé quoi. Il est souvent observé dans les phases d’idéation que les dix premières idées sont simples, presque évidentes, et ce sont les suivantes qui deviennent intéressantes. Attention tout de même, il nous est par exemple arrivé lors d’un atelier d’avoir laissé trop de temps aux participants pour produire des idées, et nous nous sommes retrouvés avec plus de 300 post-its numériques.

A ce moment-là, il était physiquement impossible de tout lire et tout regrouper rapidement. Sur papier il n’y aurait jamais eu autant d’idées.

Une étape importante après la génération d’idées est la sélection des meilleures idées que vous allez ensuite chercher à explorer. Lors d’un vote sur post-it avec des gommettes par exemple, il peut se provoquer un effet de groupe autour d’une idée parce que « untel aura voté pour” donc “je fais comme lui”.

Le numérique peut vous donner un avantage dans cette situation car tout est anonyme. Vous ne savez pas (sans regarder dans les paramètre) qui a envoyé l’idée et les votes peuvent être mis en commun ensuite, sans jugement.

Autre avantage du numérique, pouvoir créer des canevas (ou exercices types) rapidement. Même si cela n’a pas été préparé, le digital permet de s’adapter pour faire évoluer une session. Par exemple, si vous devez chercher sur internet des images d’inspiration ou même utiliser vos propres photos, pour que les participants puissent commenter et s’exprimer sur ce qu’ils préfèrent vous pouvez. Bien plus facilement que dans un atelier au « format papier », il faudrait en effet imprimer, prévoir l’espace suffisant, etc, ce serait moins agile.

Dernier avantage du numérique lors de l’animation de sessions que l’on peut mettre en lumière, surtout en comparaison de la facilitation non numérique et en présentiel, c’est la facilitation à distance. Il est possible sur de nombreux logiciels d’ouvrir des sessions à distance pour faire travailler plusieurs équipes répartis sur différents territoires. L’enjeu et la difficulté pour le facilitateur est alors d’embarquer les participants sans être présent physiquement. Ce n’est pas simple de transmettre l’empathie et la bienveillance en visio-conférence. Et pourtant c’est une activité qui se répand car elle offre notamment la possibilité de regrouper une diversité culturelle qui développe l’intelligence collective. Imaginez des équipes en Inde et en France qui travaillent pour co-créer leurs process, les services de demain, un nouveau produit, …

Après

A la fin de la journée, il est important de donner un premier livrable avec une feuille de route. Sans cela l’intelligence collective va s’épuiser et les participants ne comprendront pas les avantages de ces méthodes (Les conditions de l’environnement pour une intelligence collective).

Avec le numérique les comptes rendus n’ont jamais été aussi simple. L’outil Yellow permet, par exemple, de produire immédiatement un compte rendu au format PowerPoint bien mis en forme. Que ce soit imprimé ou envoyé par mail, vous conservez la puissance et l’énergie de l’intelligence collective le temps de faire un compte rendu plus détaillé ou une autre session. Le résultat est plus qualitatif qu’une photo des post-it, plus lisible, plus facile à retravailler et reste très concret.

Le numérique permet aussi de mesurer la productivité. Vous pouvez générer de la donnée pour savoir combien de post-it ont été créés, les pics de productivité en fonction de l’heure, de l’atelier, … Et ce ne sont pas des informations anodines, cela va enrichir la préparation des ateliers afin de mieux définir votre séquencement, ou encore les personnes à inviter en fonction de leur profil, le nombre de participant pour être le plus productif possible…

Alors tout numérique ?

Pour autant le numérique ne remplace pas tout et certains exercices sont souvent plus adaptés en format papier avec des post-its. C’est un choix à faire selon le type de facilitation souhaité et les intentions clients, le mieux étant une alternance papier et numérique pour générer un rythme soutenu et exigeant tout au long de la session et permettant de profiter pleinement des avantages respectifs de chaque approche.

Nicolas Bié – Architecte de l’Innovation chez eeVee

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